Para que a sua empresa continue em perfeito funcionamento, é preciso fazer uma gestão eficiente das suas atividades, incluindo o armazenamento de comprovante de pagamento. Esse é um aspecto simples, mas que não deve ser negligenciado de forma alguma.
Caso seja preciso acionar esses documentos, é melhor que eles estejam de posse do negócio e em perfeito estado de conservação. Isso porque, se não estiverem, a empresa pode ter que arcar com multas e punições bastante prejudiciais para a sua sobrevivência.
Continue conosco e descubra por que é tão importante guardar o comprovante de pagamento, quais são os riscos de não tê-los e por quanto tempo devem ficar armazenados. Aproveite!
Por que é importante registrar e guardar comprovantes de pagamento?
O comprovante, como o próprio nome já diz, é o que prova que uma empresa (ou pessoa) efetuou o pagamento por alguma transação, seja aquisição de uma mercadoria ou contratação de um serviço. Além disso, o documento ainda contém informações sobre taxas e impostos da venda.
Boa parte dos comprovantes são notinhas frágeis e pequenas, que acabam sendo descartadas. O problema é que, em alguns casos, elas podem ser essenciais para provar a veracidade de uma informação. Por isso, todo comprovante de pagamento relativo aos gastos empresariais precisa ser devidamente armazenado pelo setor financeiro.
Por quanto tempo os comprovantes devem ser guardados?
Vários comprovantes de pagamento são gerados por dia. Em função disso, sua empresa pode encontrar certa dificuldade em registrar e armazenar tudo. No entanto, eles não precisam ser guardados para sempre. O artigo 206 do Código Civil Brasileiro dispõe sobre o tempo durante o qual os comprovantes devem ser mantidos. Confira:
5 anos: imposto de renda, água, luz, telefone, gás, impostos como IPTU, DIPJ e IPVA;
3 anos: aluguel e taxas de condomínio;
2 anos: pagamento de multas;
1 ano: faturas do cartão de crédito, seguros.
Para facilitar o armazenamento de tantos comprovantes, existe a Lei 12.682. Ela determina que documentos digitalizados, com certificação digital, têm a mesma segurança jurídica que os documentos originais. Isso ajuda a economizar espaço físico e custos de arquivamento.
Quais são os riscos de não ter esses documentos?
A primeira implicação de não ter um comprovante de pagamento é que não existe garantia de que a compra ocorreu. Assim, não há direito de reclamar quaisquer direitos sobre ela. Confira outros problemas que o seu negócio pode ter em função disso.
Imprevistos
Se um produto dá problema e precisa ser mandado para a garantia, é necessário que haja a nota da mercadoria e o comprovante de pagamento. Sem eles, não há como provar que o item pertence mesmo à empresa. Esse é apenas um dos exemplos de imprevistos possíveis.
Controle financeiro
Os comprovantes também ajudam a manter um controle eficiente dos gastos da empresa. Assim, o setor financeiro consegue organizar todas as saídas ocorridas em um determinado período, a contabilidade se torna mais eficiente ao calcular as despesas e o gestor pode sugerir cortes pontuais nos gastos desnecessários.
Cobrança duplicada
Cobranças duplicadas são um equívoco frequente de empresas que não possuem controle sobre o pagamento de suas contas. Manter o comprovante de pagamento é uma forma de se certificar de que aquela dívida já foi quitada e, por isso, não há porque ser paga novamente.
Ausência de comprovação
Cobranças indevidas podem acontecer sem que o setor financeiro perceba, especialmente se ele não tiver o controle sobre os pagamentos que realiza. Dessa forma, os custos do negócio se elevam muito, desperdiçando recursos importantes que poderiam ser utilizados para novos investimentos.
Como guardar os comprovantes de pagamento da empresa?
Há algum tempo, todos os comprovantes de um negócio eram arquivados de forma física, grampeados no livro diário ou acumulados em arquivos. No entanto, isso é totalmente improdutivo. Por isso, existem diversas soluções que agilizam o armazenamento e a consulta do comprovante de pagamento.
As opções vão desde o uso de aplicativos até softwares de gestão financeira, drives na nuvem ou empresas terceirizadas, especializadas na guarda e gestão de documentos. Assim, não há desculpa para não manter os comprovantes em dia.