O começo do ano geralmente é o momento em que usamos para nos organizar. Documentos empresariais, particularmente, podem ser acumulados com bastante facilidade, por isso, é importante tirar um tempo para deixar a casa em ordem.
No entanto, é imprescindível saber o que pode ou não ser descartado. Essa regra vale tanto para arquivos físicos como para os digitais, opção cada vez mais crescente nas corporações, seja por questões operacionais ou pela adoção das boas práticas de governança ambiental, social e corporativa, conhecida como ESG.
“O início do ano é um dos melhores períodos para rever a documentação, uma vez que ciclos contábeis e comerciais se encerraram recentemente e os dados do ano atual ainda são limitados. Contudo, por isso mesmo, também é um momento passível de erros, já que são muitas informações e cada documento tem um peso e uma série de regras envolvidas”, explica o CEO e sócio da ABordin Consultores, Allan Bordin
Ainda de acordo com o especialista, um tipo de documentação fundamental para preservar o bem-estar do negócio e que deve ser revisto frequentemente, são os alvarás e licenças regulatórias expedidos por órgãos públicos, como Alvará de Funcionamento, Licença Sanitária, Licença Ambiental, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros e Licença de Publicidade. Segundo Bordin, esta documentação normalmente elas possuem validade e devem estar sempre no radar dos empresários.
O vencimento destes alvarás pode acarretar em sanções do poder público para o empresário, desde multas até o fechamento do estabelecimento. Por isso é muito importante estar com todas as renovações em dia.
Prazo de armazenamento
Para além dos vencimentos, há períodos obrigatórios de armazenamento de arquivos. Isso vale para arquivos das mais diversas áreas, de financeira a trabalhista. Legalmente, cada tipo de documentação possui um prazo para que possa ser retirado da propriedade da empresa; até lá, ele deve ser guardado em segurança.
“A obrigatoriedade do armazenamento existe como medida de segurança para a empresa e também para possíveis fiscalizações dos órgãos relacionados. Quem não mantém os documentos pode sofrer penalizações e multas. Já a segurança para a empresa é principalmente judicial, visto que cada documento é também uma prova de legalidade no caso de alguma disputa jurídica”, lembra o Bordin.
A dificuldade de organizar, muitas vezes, está na variedade de prazos. Ainda assim, na hora de revisar e limpar sempre haverá papéis que podem ser descartados ou arquivos que podem ser deletados.
Veja por quanto tempo você precisa guardar alguns dos principais documentos tributários, contratuais, trabalhistas e previdenciários e qual a validade de alvarás e licenças importantes para a manter a empresa funcionando com regularidade:
Por 2 anos
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
- Aviso-prévio;
- Pedido de demissão.
Por 3 anos
- Contrato de locação de bem imóvel.
Por 5 anos
- Imposto de Renda (IR);
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) ;
- Programa de Integração Social (PIS) ;
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins) ;
- Simples Nacional;
- Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
- Livros fiscais e contábeis;
- Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
- Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
- Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos;
- Contribuição previdenciária (GPS);
- Contribuição sindical (GRCSU);
- Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais) .
Por 10 anos
- Folha de pagamento;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
- GPS – Contribuição Previdenciária;
- Comprovantes de recolhimento dos tributos e contribuições;
- Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamento;
- Sistema eletrônico de dados de escrituração fiscal ou contábil;
- Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF;Declaração de ajuste anual;
- Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) ;
- Livro de registro de inventário;
- Livro de registro de saídas;
- Recibo de pró-labore;
- Contrato de prestação de serviços;
- Contrato de leasing.
Por 20 anos
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Dados obtidos, incluindo: avaliação clínica, exames complementares, conclusões e medidas aplicadas (20 anos se referem a partir do desligamento do colaborador).
Por 30 anos
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) ;
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).Por tempo indeterminadoContrato de Trabalho;
- Livro ou ficha de registro de empregado;
- CIPA – Livro de Atas;
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Livro de acionistas.Validade de Alvarás e Licenças (podem variar)Licença Sanitária – 1 anoLicença de Publicidade – 1 a 5 anosAlvará de funcionamento – 1 a 5 anosAuto de Vistoria do Corpo de Bombeiros – 1 a 5 anosLicença Ambiental – 4 a 10 anos
Fonte: Grupo CorpServices e EDB Comunicação